En el país, gran parte de las organizaciones destinan importantes recursos internos a la gestión de procesos que, aunque indispensables, no son parte de su actividad principal: la contabilidad, la nómina y la tesorería.
Sin embargo, cuando estos procesos se gestionan sin controles adecuados, sin tecnología especializada o sin el respaldo de marcos normativos sólidos, el riesgo no tarda en aparecer: errores en liquidaciones, brechas en la seguridad de la información, incumplimientos regulatorios o simplemente una operación que consume más de lo que debería.
Es por ello que, para Sandra Vargas, directora de BSO de la oficina Colombia de BDO Interaméricas, “las empresas no conocen el problema hasta que tienen consecuencias concretas: una multa, una falla en la nómina o una auditoría que expone inconsistencias. Por esto, el costo de no gestionar bien esos procesos puede ser mucho más alto de lo que representa tercerizarlos con aliados estratégicos que garanticen calidad desde el principio.”
Tercerización con estándares que respalden cada entrega
El outsourcing de procesos administrativos y financieros ha ganado terreno en el país, pero no toda tercerización es igual. La diferencia entre un proveedor genérico y un aliado estratégico está en los mecanismos de control, la trazabilidad de los procesos y la capacidad de responder ante la regulación con certeza.
La calidad no puede ser un argumento de venta, tiene que ser una práctica demostrable, frente a ello Vargas explica la importancia de que los aliados que estén llevando estos procesos contables, de nómina o de tesorería cuenten con certificaciones ISO no como un logro, sino como un marco que garantice que cada proceso se ejecute con rigor, que la información esté protegida y que el equipo que trabaja en ello lo hace en condiciones óptimas.
¿Cuáles son las certificaciones que hacen la diferencia operativa en la gestión de tu organización?
Cada certificación corresponde a una necesidad concreta de las organizaciones que buscan una gestión eficiente de sus procesos.
La ISO 9001:2015 estructura la gestión de calidad de principio a fin. Asegura que los procesos estén documentados, que existan mecanismos de revisión y mejora continua, además que la satisfacción del cliente sea un criterio medible, no una intención declarada.
La ISO 27001:2022 es especialmente relevante en procesos que implican el manejo de información sensible como datos personales, cifras financieras, información de nómina. Esta certificación garantiza controles rigurosos para prevenir accesos no autorizados, pérdida de datos o brechas de seguridad.
La ISO 45001:2018 refleja el compromiso con las personas detrás de la operación. Un equipo que trabaja en condiciones seguras y saludables es un equipo que opera con consistencia y menor rotación, lo que se traduce directamente en continuidad y calidad del servicio.
Estas tres certificaciones, explica Sandra, responden a una misma convicción, la excelencia no debe improvisarse. Por ello, los procesos deben construirse sobre sistemas, controles y personas comprometidas.
¿Qué deben tener en cuenta las organizaciones que plantean tercerizar sus procesos?
Sandra Vargas comparte algunas consideraciones clave para las empresas que están valorando si delegar procesos críticos es la decisión correcta:
- Evaluar el costo real de la operación interna: más allá del salario del equipo, es fundamental considerar el tiempo invertido, los errores y sus consecuencias, la tecnología necesaria y la capacidad de respuesta ante cambios normativos.
- Verificar que el aliado tenga procesos auditables: no basta con la promesa de calidad: se debe exigir evidencia de sistemas de gestión certificados, trazabilidad de procesos y mecanismos de control claros.
- Priorizar la seguridad de la información: en procesos de nómina, contabilidad y tesorería se maneja información crítica. Hay que asegurarse que el proveedor cuente con controles robustos y certificación en seguridad de la información
- Buscar una alianza en vez de un proveedor: el outsourcing estratégico implica un aliado que entienda el negocio, anticipe riesgos y aporte conocimiento técnico actualizado. La relación debe ir más allá de la ejecución.
La tercerización de procesos contables, de nómina y tesorería no es una señal de debilidad organizacional: es una decisión de gestión inteligente cuando se toma con el aliado correcto. Libera capacidad interna, reduce riesgos operativos y permite que la organización dirija su atención hacia lo que realmente genera valor.
Desde nuestras oficinas de Colombia de BDO Interaméricas, contamos con los profesionales expertos y las herramientas necesarias para responder ante las necesidades específicas de cada cliente de acuerdo con su industria y dinámica propia.
Artículo creado por: Sandra Vargas, directora de BSO de la oficina Colombia de BDO Interaméricas
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